L'intégration des données dans un S.G.B.D.R. passe au travers d'une application qui doit assurer la cohérence, l'intégrité et la sécurité des données.

L'interface Homme-Machine ou interface utilisateur doit:

• vérifier les droits pour l'utilisateur en consultation, modification, création et suppression de chaque information.
• assurer la cohérence des données en privilégiant par exemple les contrôles de type liste déroulante.

Les actions des utilisateurs sur les données doivent se conformer aux procédures et règles de gestion définies.

Pour cela l'application doit implémenter ces règles en contrôlant et corrigeant les actions. Il peut également proposer des outils d'alertes en cas d'opérations non conformes ou probablement non conformes afin d'alerter un opérateur de niveau n+1.

La stratégie est claire: implémenter dans l'application les contrôles nécessaire à l'application des règles.
Le constat est simple: un opérateur formé et vigilant peut toujours commettre une erreur.

Il faut anticiper les évènements indésirables. Une non-conformité sera d'autant moins coûteuse qu'elle sera identifiée et corrigée au plus tôt.

Exemple: saisie de commande avec une marge inférieure à un seuil.

Une procédure définie une logique d'enchainement d'actions automatiques et d'opérations exécutées les utilisateurs. La procédure décrit les règles métiers,  les règles définissant ces enchainements et les conditions associées. Le logiciel doit implémenter si possible un maximum de ces contraintes.

La plupart des procédures font intervenir plusieurs opérateurs qui doivent parfois synchroniser plusieurs évènements avant de lancer l'étape suivante. On parle alors plus souvent de workflow.

Au niveau de la gestion des données, ces conditions sont associés à des changements d'états des champs de données stockées dans la base de données.

Pour intercepter ces évènements, on peut construire un moteur de workflow (plus ou moins complexe) ou nous pouvons mettre en œuvre des déclencheurs (triggers) au niveau du S.G.B.D.R..

Les traitements sur les données doivent être conformes aux règles de gestions et assurer la cohérence des données. Ils doivent également fournir une trace détaillé de leurs activités.

Le opérations sur les données dans un cadre transactionnel permettent de faire cela. Ce système de transaction implémenté dans la partie applicative ou au niveau du S.G.B.D.R. doit faire transiter les données d'un état cohérent à un autre état cohérent. En cas d'échec d'une opération, le système doit remettre les données dans l'état cohérent précédent.

Pour cela, il est fortement conseillé de s'appuyer sur le S.G.B.D.R. plutôt que sur un traitement applicatif (système des transaction avec rollback). Néanmoins, pour certains logiciels basés sur des fonctions de stockage ne présentant pas cette fonction (Excel, Access), nous devons coder ce comportement dans l'application.